人们总是希望在需要一件资料的时候，可以迅速地找到它们。但在各类大型图书馆、政府机构档案馆和企事业单位人员档案管理处，我们经常会看到资料管理人员为了寻找某本特定书籍或档案而着急忙碌。
长久以来，记录图书或档案流动过程，快速找到该资料，使人们费尽了脑筋。传统做法是在资料上和记录本中做大量的文字记录，但这种做法效率低，查看又不便捷，而且存在着被盗和丢失的隐患。
在一个越来越追求成本与效率的时代，人们不断的寻找更好的技术和方法进行图书档案管理工作。运用RFID射频识别技术，开发的图书档案管理系统，可以大大改进管理方式、提高工作效率，解放图书档案工作人员，让他们从事更有价值的工作。 RFID图书档案管理系统，给每一件图书档案安装一个电子标签，通过电子标签的微小芯片和天线，可以方便地跟踪和记录图书档案在流动过程中所经过的每一个地点。图书档案经过不同的办公室或者检查点时，都会得到记录，而且在任何一台内部网络电脑上面可以清楚看到，用户可以很方便的知道图书档案目前的位置和存放的地点，确认图书档案的取出或者存入状态。这个跟踪系统使用十分方便，而且很容易与既有的图书档案管理系统整合在一起。
RFID图书档案管理系统主要包括五个部分：
1. 数据中心：由中心数据服务器和管理终端组成，对图书档案管理信息集中进行储存和处理。
2. 内务管理系统：由管理终端和标签发行和打印终端组成，可以完成图书档案信息RFID图书标签的统一制作和图书档案新建等工作。
3. 流通管理系统：在图书档案借出时帮助管理员在标签内写入相关信息，归还时检验图书档案并验证RFID图书标签内信息。
4. 查询系统：通过管理终端和手持机方便地查询每一件图书档案的位置。
5. 系统管理：对系统功能及权限设置，帐号管理等。
系统功能
图书档案管理入库：新图书档案入库时，根据图书档案的类别、年份和作者等相关信息对新建图书档案进行编目，并生成RFID图书标签打印数据。然后根据打印数据，写入并打印RFID图书标签，将打印好的RFID图书标签贴到图书档案上，以便读者查阅，同时打印成功的数据会被传送到数据中心的数据库里，以备系统其他模块调用和查询。
流通管理：流通管理分为借阅管理模块、归还管理模块和防窃防损模块。
借阅时，系统首先会验证借阅人身份，验证通过后进入借阅管理系统。借阅人通过查询管理系统查阅图书档案的编目号，系统根据输入的编目号查找到图书档案所在的位置，同时打印出借阅单。管理员使用RFID馆员工作站读写器HR9206读出借阅人所借阅图书档案RFID内写的信息，信息自动进入系统管理界面。管理员在RFID图书标签内写入被借阅图书档案的固定信息，包括借阅人的姓名、单位、借出时间、借阅期限等信息后，将图书档案给借阅人完成借阅管理。
图书档案归还时，管理员使用RFID馆员工作站读写器HR9206读出图书档案，检查借阅人信息、借阅时间是否超期，确认被借阅图书档案数据是否与RFID图书标签中的信息相同。这个过程中如有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，没问题则根据RFID中的图书档案位置信息送回相应的位置。
防窃防损模块配合图书档案馆的出口安检开放式安全检测门HD6680，对图书档案进行跟踪，未办理完借出手续或禁止借出的图书档案在出门时，安检装置会报警，提醒管理人员及时阻止。
数据中心管理：包括数据的管理、采集和统计，设备和系统的管理。
数据的管理主要是指对图书档案的编目号、人员信息、年份等基本信息的存储、修改和更新管理，以及对图书档案的管理员进行认证。数据采集是指采集借阅和归还图书档案的相关信息。数据统计是指按时间（日、周、月、年）、图书档案信息（部门、人员等）进行数据统计分析。
设备的管理是指对MT5000安卓手持机、读写器等设备的信息授权与配置管理与维护。
系统的管理是指系统操作员授权及维护，操作人员授权控制。
图书档案查询：按不同方式查阅图书档案的编目号；按不同的规则查询图书档案所在位置，查阅图书档案的简介等。
系统特点
1、完全非接触系统，最经济的解决方案：将非接触芯片嵌入到低成本的介质中，可以最大程度的满足解决方案的需要，应用这一先进技术可以大幅度减少设备的投资和维护费用以及硬件磨损的成本。
2、快速扫描，无障碍阅读：RFID图书标签扫描时无须直线对准读取器，读写速度快。同时，RFID是以无线电波来传递信息，不会有传输屏障的问题。
3、安全性高，灵活性强：RFID图书标签内部可以分为各个独立的应用区域，存放不同的应用数据。每一张电子标签都有一个32位的全球唯一的序列号，该序号在生产过程中写入，无法更改。
4、实施简单，使用方便：系统安装和调试非常简单，后期的使用和运营维护也十分便捷，查找、识别图书档案速度很快，而且防盗防损，能够提供可靠的性能和高度的安全性。
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