作为物联网应用的关键技术之一，RFID技术虽然早已应用于工业自动化、商业自动化、交通运输控制管理等诸多领域，但目前国内档案管理领域对此技术的应用尚处起步阶段。今年初，国家档案局通过了对浙江省丽水市档案局基于RFID技术的档案智能化库房管理系统的验收，鉴定该系统设计先进、合理、实用。此项目由智慧城市解决方案提供商榕基软件承建，其验收通过表明RFID技术在档案管理中的应用取得显著进展。
RFID技术，即无线射频识别技术，是一种非接触式的自动识别技术，可通过射频信号自动识别目标对象，并获取相关数据。相比条形码，RFID技术具有防水、防磁、耐高温等特点，在提高档案盘点、查找效率，保护档案安全等方面具有显著的优势。丽水市档案局基于RFID技术的档案智能化库房管理系统现已经对婚姻、公证、文书等档案进行智能化管理，实现了档案实体安全、高效管理和利用。
据了解，该系统主要实现了三方面的功能。一是实现档案实体的有序存放。传统的档案实体管理方式，在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序经常被打乱，从而给查找增加难度。应用RFID技术，工作人员可对档案实体的存放进行有效定位，即时清理，有序存放。二是缩短档案查阅耗时。传统的档案实体管理方式，一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找难度非常大。应用RFID技术，档案实体与智能化档案库房联动，系统检索到的档案实体装具自动开启，档案查阅更加简便。三是规范档案的盘点操作。传统的档案实体管理方式，在盘点档案时一般只清点档案盒的数量，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是十分庞大的工程。应用RFID技术，管理人员可对档案进行无屏障阅读，在档案实体被覆盖的情况下有效读取档案信息。
近年来，国内一些档案管理部门兴起RFID技术应用于档案管理的探索，但效果不尽如人意，如有的档案管理部门将档案定位到密集架上，结果出现天线布局繁杂、信号相互干扰，档案实体串号、串位等问题。
在丽水市档案局基于RFID技术的档案智能化库房管理系统建设中，榕基软件研发人员成功破解了长期阻挡RFID技术应用于档案管理的一系列难题。此前，RFID标签打印比较费时费力，在此项目建设中榕基软件研发人员对RFID标签样式进行了多次选型，并联系打印机生产商对设备程序进行专门改造，以使两者相互适宜，从而成功实现了RFID标签的连打，有效提升了工作效率。
基于RFID技术的档案管理系统对环境因素非常敏感，因此一些细微之处都可能影响标签的读取效率。在档案库房中，密集架铁板是干扰RFID信号的首要因素，如果将标签直接贴在铁质档案实体上会明显影响读取率。对此，榕基软件研发人员对读取器参数及标签芯片进行了多次修改、测试，使它们更加匹配，从而有效解决了这方面问题。为优化读取效果，榕基软件研发人员还就标签位置、距离作了精细调整;考虑多读写器、多标签环境下的信号冲撞干扰问题，对不同型号、不同参数的设备进行比对试验。
作为国内知名档案管理软件开发商，榕基软件已在福建、浙江等地承建了多个档案信息化项目，所研发的档案管理软件产品已应用于电力、电信、金融、煤炭等行业大中型企业。此前，榕基软件承建了丽水市档案局 “1+9+N”档案协同管理系统，将丽水市 9个县(市、区)的党政机关和乡镇数字档案室整合到同一个网络平台上，形成以市级为中心，9县(市、区)为节点的的“云档案”。1+9+N”档案协同管理系统是丽水市档案局建设“智慧档案”的依托项目，通过此系统，丽水市市、县、乡镇3级机关部门不再需要各自配备档案管理软件和网络设备，只要通过此系统即可随时对各自形成的电子公文进行归档、移交、登记备份和共享查阅。
通过基于RFID技术的档案智能化库房建设，丽水市档案局进行了RFID技术应用于档案实体管理的可靠性研究。此课题经申报被国家档案局核准列入2012年度科技项目计划，并于去年通过鉴定。榕基软件现正推进自己所研发的智慧城市解决方案在全国的推广，已在政务、应急、能源、环保、旅游等领域取得了显著的成果。丽水市档案局基于RFID技术的档案智能化库房管理系统的有效应用进一步推动了丽水市档案局“智慧档案”的建设，也为国内应用RFID技术创新档案管理模式树立了成功的典范。
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